Jak przygotować eleganckie przyjęcie?

• przyjęcia
• savoir-vivre

W ostatnim artykule zostały wymienione rodzaje przyjęć oraz ich specyfika. Dzisiaj zajmiemy się organizacją oraz obowiązkami zarówno wydających przyjęcie, jak również ich uczestników.

Zobacz też Przyjęcia jako najlepsza forma kontaktów towarzyskich

Przygotowanie przyjęcia to duże wyzwanie dla każdego gospodarza i organizatora. Zaczyna się zwykle od ustalenia terminu. W przypadku przyjęć oficjalnych należy tak dobrać datę, aby nie kolidowała ona z żadnym -  innym w tym dniu – świętem, aby nie stawiać uczestników przed koniecznością dokonania wyboru. Następnie sporządzana jest lista gości i przygotowywane są zaproszenia.

Gości na przyjęcie oficjalne można zapraszać listownie lub korzystając z kart zaproszeniowych, na których tekst zaproszenia jest drukowany, a imię i nazwisko osoby zapraszanej oraz data i godzina wpisywane są odręcznie. Jest to jedna z najbardziej eleganckich form. W przypadku przyjęć na siedząco często praktykuje się zaproszenie gości telefonicznie i po otrzymaniu od nich ustnej akceptacji, wysyłane jest pisemne zaproszenie, którego nie trzeba już potwierdzać.

Zaproszenia wysyła się na dwa do trzech tygodni przed terminem uroczystości. Jest to o tyle ważne, że jeżeli zbyt wiele gości nie potwierdzi przybycia, gospodarze będą mieli jeszcze możliwość zaproszenia gości rezerwowych, którzy nie powinni odczuć, że zostali zaproszeni awaryjnie, na ostatnią chwilę. Dlatego też nie należy zwlekać z potwierdzeniem przybycia.

Każde zaproszenie, aby było czytelne, powinno składać się z następujących elementów:
1.    Tytuł oraz imię i nazwisko osoby zapraszającej;
2.    Imię i nazwisko osoby zapraszanej z informacją dotyczącą osób towarzyszących;
3.    Informacja o rodzaju przyjęcia;
4.    Data, godzina i miejsce przyjęcia, z podaniem dokładnego adresu;
5.    Okazja przyjęcia;
6.    Formy potwierdzenia przyjęcia zaproszenia, które umieszcza się w prawym dolnym rogu:

-    R.S.V.P. – répondez s’il vous plait (ang. reply, if you please), co oznacza- uprzejmie proszę o odpowiedź. Pod tym skrótem podany jest zawsze numer telefonu, a czasem również data, do kiedy oczekiwane jest potwierdzenie. W przypadku zaproszenia wystosowanego przez głowę państwa, tego typu skróty nie są zamieszczane z powodu niemożności odmówienia uczestnictwa w przyjęciu, a nieobecność można jedynie wytłumaczyć listownie.  
-    P.M. – pour memoire – znaczy „dla pamięci” i stosowany w przypadku, gdy wcześniej telefonicznie zostało potwierdzone przybycie, a wysłane zaproszenie stanowi jedynie przypomnienie o planowanym przyjęciu.
-    En cas d’empêchement lub regrets seulement (ang. regrets only) oznacza odpowiedź jedynie w przypadku niemożności przybycia. Tę formę stosuje się zapraszając dużą liczbę gości, głównie na przyjęcia na stojąco.

Warto wspomnieć o dwóch łacińskich skrótach, dość rzadko stosowanych, stanowiących czasem dodatek do godziny: s.t. – sine tempore – oznacza „proszę o punktualność” i c.t. – cum tempore – który dopuszcza kwadrans akademicki.

Zaproszenia na ważne uroczystości  często zawierają również informację o rodzaju stroju, jaki będzie obowiązywał. Wieczorem może to być frak (ang. white tie, fr. cravate blanche) lub smoking (ang. black tie, fr. cravate noire), a po południu ciemny garnitur (ang. dark suit). Nazwa stroju męskiego stanowi wskazówkę  dla ubioru damskiego. Do fraka odpowiedni ubiór to długa suknia (balowa), do smokingu – suknia wieczorowa, a do ciemnego garnituru – krótka suknia wizytowa.

Kolejnym etapem przygotowań jest odpowiednie ustawienie stołów w zależności od możliwości lokalowych i ilości zaproszonych gości. Najbardziej popularny i pasujący do wielu typów przyjęć jest stół prostokątny. Ma on jednak też pewne wady – nie może przy nim zasiąść nieparzysta liczba gości. Inną propozycją, dla większej ilości osób jest stół w kształcie litery „U”, stosowany głównie na bankietach, ale również na prywatnych przyjęciach np. na weselach czy innych uroczystościach rodzinnych. Innym, możliwym rozwiązaniem - przy dużej liczbie gości - jest ustawienie stołów okrągłych, przy których może usiąść od 8 do 12 osób.

Organizatorzy przyjęcia powinni zadbać o najdrobniejsze szczegóły dekoracji stołu.. Chodzi tu o stworzenie takiej aranżacji, aby pasowała ona do charakteru uroczystości i aby prezentował się on niezwykle elegancko. Przede wszystkim stół powinien być przykryty białym obrusem, który z każdej strony powinien zwisać ok. 30 cm. Pod obrusem powinno znajdować się sukno, które będzie wyciszało dźwięk stawianych talerzy. Na stole, oprócz wytwornej porcelany, nie powinno zabraknąć kwiatów, stawianych w niskich i płaskich naczyniach, tak aby nie utrudniały konwersacji oraz świece, które nie tylko stanowią element dekoracyjny, ale również po zapaleniu tworzą nastrojowy i niepowtarzalny klimat przyjęcia. Należy pamiętać o tym, aby zapalić je dopiero po daniu głównym. Na każdego gościa przypada 60 cm przy stole, tak aby każdy mógł się w miarę swobodnie czuć.

Rozsadzanie gości to kolejne wyzwanie dla organizatorów przyjęcia. Odbywa się to po ustaleniu wielu parametrów takich jak: rodzaj i okazja przyjęcia, ilość zaproszonych gości, warunki lokalowe oraz kształt i ustawienie stołu. Ze względu na to, że temat jest bardzo złożony i wymaga odrębnego potraktowania, zostaną podane tylko podstawowe informacje w tym zakresie.

Przy ustalaniu hierarchii miejsc przy stole należy kierować się przede wszystkim zasadą  precedencji – oznacza to, że osoba najważniejsza zajmie miejsce honorowe, najczęściej po prawej stronie gospodarza, drugie w kolejności - po lewej i tak na przemian. Gość najważniejszy może również zająć miejsce  vis-à-vis gospodarza. Druga zasada to naprzemienne sadzanie kobiet i mężczyzn. W przypadku osób nie mających partnera, organizatorzy – aby uzyskać parzystą liczbę gości - muszą pamiętać o zaproszeniu innej samotnej osoby przeciwnej płci. Tej zasady nie stosuje się jednak podczas  przyjęć roboczych, na które nie są z reguły zapraszani współmałżonkowie. I ostatnia – rozsadzanie par małżeńskich, co umożliwia im nawiązanie nowych, poza rodzinnych kontaktów.

Nie mniej istotny jest dobór odpowiedniego menu. Przy jego planowaniu trzeba wziąć pod uwagę takie czynniki jak narodowość zaproszonych gości, porę roku i różnorodność dań. Przygotowując przyjęcia o charakterze międzynarodowym należy dostosować menu do zwyczajów i religii panujących w innych krajach i tak np. nie serwować muzułmanom wieprzowiny, a hindusom – wołowiny. W piątek z kolei, uwzględnić preferencje katolików i zaserwować rybę. Pora roku stwarza możliwości wykorzystania świeżych sezonowych warzyw i owoców. Latem gorącą i ciężkostrawną zupę można zastąpić lekkim chłodnikiem, a ciastko z kremem – lodami z owocami. Menu powinno być urozmaicone,  tak aby nie powtarzały się produkty i dodatki wykorzystane do dań, np. krem z pieczarek eliminuje sos pieczarkowy itp. Coraz bardziej popularna i bardzo „trendy” staje się kuchnia „fusion”, która polega na umiejętnym łączeniu  tradycji kulinarnych różnych nacji w jednym daniu i wspaniale nadaje się na międzynarodowe przyjęcia.

Biorąc pod uwagę wielotygodniowe przygotowania do uroczystości i zaangażowanie gospodarzy,  należy docenić starania i wyrazić  szacunek chociażby poprzez bezzwłoczne potwierdzenie zaproszenia, odpowiednio dobrany do okazji ubiór, punktualne przybycie  oraz dobry nastrój, który z pewnością sprawi, że przyjęcie przebiegnie w miłej i niepowtarzalnej atmosferze. 

Dorota Cedrońska prowadzi od stycznia 2004 roku studio wizerunku PROFIL. Jest to jedna z niewielu firm specjalizujących się w szkoleniach w zakresie etykiety towarzyskiej i biznesowej czyli szeroko rozumianego savoir-vivre'u. Zajmuje się prowadzeniem kursów dla młodzieży i dorosłych różnych grup zawodowych, jak również indywidualnych osób, które chciałyby dokonać zmiany swojego wizerunku przy jednoczesnym zachowaniu anonimowości. Firma przygotowuje również kandydatów do podjęcia nowej pracy z uwzględnieniem teraźniejszych wymogów stawianych przez pracodawców.