Decyzja o powstaniu ESDZ została już przyjęta przez Parlament Europejski, sama Służba formalnie powstanie 1 grudnia 2010 roku – w rocznicę wejścia w życie Traktatu z Lizbony, na mocy którego została utworzona. Według jedynego traktującego o ESDZ artykułu w tym dokumencie, ma ona wspierać Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa. Funkcja ta powierzona została przez Radę Europejską baronessie Catherine Ashton. To właśnie ona ma decydujący wpływ na obsadzenie stanowisk w unijnej dyplomacji.

ESDZ funkcjonować będzie jako autonomiczny organ Unii Europejskiej, politycznie i finansowo odpowiedzialny przed Parlamentem Europejskim. Jej głównym celem jest usprawnienie niedostatecznie dotychczas realizowanego przez instytucje unijne zadania
- prowadzenia Wspólnej Polityki Zagranicznej i Bezpieczeństwa. Pomocą w realizacji założeń mają służyć Ashton: sekretarz generalny, dwóch podlegających mu zastępców oraz dyrektorzy generalni - obecnie najbardziej pożądane stanowiska unijne. W siedzibie, usytuowanej w samym sercu UE, miejsce znajdzie się również dla komórki odpowiedzialnej za kwestie praw człowieka. Natomiast w poszczególnych państwach członkowskich ESDZ reprezentować będą delegacje, a na całym świecie planowanych jest około sto trzydzieści siedem unijnych ambasad. Stanowisk do obsadzenia jest wiele, zarówno w Brukseli, jak i delegaturach państwowych, jednak chętnych na posady - jeszcze więcej.

Najważniejszym kryterium Catherine Ashtone przy doborze współpracowników to bez wątpienia odpowiednie kompetencje. To jednak nie wystarczy w tak skomplikowanej strukturze jak Unia Europejska. Chociaż każdy przedstawiciel unijnej dyplomacji powinien zabiegać o interesy wspólnoty, niezależnie od polityki w swoim kraju, wątpliwe jest, aby sprawy państwowe nie miały wpływu na dyplomatów. Stąd wymóg równowagi geograficznej i parytetu płci oraz mechanizm ich kontroli – od corocznych sprawozdań Komisarza dotyczący obsady ESDZ, po jej audyt w 2013 roku. Innym rozwiązaniem mającym na celu ułatwienie dyplomatom prowadzenie polityki ponadnarodowej jest zasada mówiąca o tym, że ambasador unijny w danym państwie nie powinien pochodzić z kraju, który jest z nim szczególnie powiązany. Do tego wszystkiego zachowana musi być również zasada rotacji personelu, niezbędna do wymiany doświadczeń i wiedzy. Można zadać sobie pytanie, czy te skomplikowane mechanizmy pozwolą prowadzić jedną, unijną politykę? Tego nie może zagwarantować nikt, a obawy przed urzeczywistnieniem się Europy dwóch prędkości w polityce zagranicznej są ogromne.

Największym wyzwaniem stojącym przed Catherine Ashton to niedopuszczenie do dominacji w ESDZ interesów największych państw członkowskich, tak jak ma to miejsce w Komisji Europejskiej. Tu najbardziej prestiżowe stanowiska obejmują Belgowie, Francuzi, Niemcy i Brytyjczycy. Jednak współodpowiedzialność za politykę strategiczną, która jest najważniejszym celem tworzenia wspólnej reprezentacji międzynarodowej, nie może być realizowana bez odpowiedniej liczby dyplomatów z nowych państw członkowskich. Problem ten wydaje się być jeszcze bardziej istotny, biorąc po uwagę dającą się coraz częściej zauważyć samodzielną polityką zagraniczną Niemiec i Francji chociażby w stosunku do Rosji, czy niechęć Wielkiej Brytanii do samego nazywania ESDZ Służbą Dyplomatyczną Unii Europejskiej. Ponieważ jeszcze w sierpniu na tysiąc siedemset pracowników Służby, Polskę reprezentowało jedynie trzydzieści sześć osób, a Węgry i Litwę dwie – wprowadzenie odpowiednich regulacji wydaje się niezbędne.

Ostatnie decyzje o obsadzeniu najważniejszych funkcji podjęte przez Ashton były niezwykle dyplomatyczne. Sekretarzem generalnym został Pierre Vimont – szanowany, doświadczony Francuz, w środowisku nazywany „dyplomatą dyplomatów”. Były ambasador Francji w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii oraz przy Unii Europejskiej od początku był zdecydowanym faworytem wśród kandydatów na to prestiżowe stanowisko.

Odzwierciedleniem przyjętych przez Porozumienie z Madrytu regulacji jest wybór na zastępców Vimonta - kobiety i reprezentanta z Polski. Helga Schmid, pochodząca z Niemiec, wybitna specjalistka, pracowała niegdyś z Joschką Fischerem i Javierem Solaną. Wydaje się być idealnym partnerem dla Ashton. Maciej Popowski natomiast to wieloletni dyplomata w Brukseli, niezwykle kompetentny, znający biegle pięć języków, w dniu wyboru sprawował funkcję szefa gabinetu przewodniczącego Parlamentu Europejskiego Jerzego Buzka. Teraz, jako członek ESDZ, odpowiadał będzie za stosunki międzyinstytucjonalne.

Catherine Ashton zobowiązała się do wyboru kandydatów „najlepszych i najzdolniejszych”. Póki co, można również dodać - poprawnych politycznie. Jednak czy to wystarczy, aby stworzyć odpowiednie gremium dyplomatów dążące do realizacji europejskiej polityki? To niewątpliwie okaże się już w 2011 roku, gdy zaczną oni odgrywać swoje role nie tylko na papierze, ale i w środowisku międzynarodowym.