Wydawanie, jak i samo uczestnictwo w przyjęciach dyplomatycznych wymaga znajomości protokołu dyplomatycznego. Wobec gospodarzy przyjęcia stawiane jest wymaganie posiadania wiedzy jak należy zapraszać gości, rozsadzać ich przy stole czy ustalać menu itp. Zaproszeni goście winni natomiast przestrzegać reguł punktualności, zachowania się w czasie i po przyjęciu.

 

 

 

Przyjęcia dyplomatyczne organizowane są z okazji obchodów świąt narodowych, oficjalnych wizyt ważnych osobistości, wydarzeń kulturalnych, pożegnania ambasadora itd.
Wyróżnić możemy następujące rodzaje przyjęć :

• Cocktail
• Przyjęcie (reception)
• Śniadanie (lunch)
• Obiad (dinner)
• Przyjęcie bufetowe
• Poranne śniadanie
• Lampka wina
• Garden party

 Organizacja przyjęć – obowiązki gospodarza

Zaproszenie

 

Gości na przyjęcia powinno zapraszać się nawet na dwa do trzech dni przed spotkaniem osobiście, telefonicznie, listownie lub za pomocą kart zaproszeniowych. Te ostatnie mają najczęściej format pocztówki, zamieszczony na nich tekst jest drukowany z wyjątkiem imienia, nazwiska osoby zapraszanej oraz daty i godziny przyjęcia, które wpisywane są odręcznie. Forma taka jest uznawana za bardziej elegancką. Podobnie czyni się również na kopertach. Na zaproszeniu koniecznie powinny znaleźć się :

• Imię i nazwisko wraz z tytułem osoby zapraszającej,
• Imię i nazwisko osoby zapraszanej,
• Datę, godzinę i miejsce przyjęcia,
• Informację o formie przyjęcia (rodzaju przyjęcia),
• Określenie okazji, z jakiej wydawane jest przyjęcie.

W prawym dolnym rogu zaproszenia zamieszcza się skrót R.S.V.P. (z francuskiego repondez s’il vous plait – proszę odpowiedzieć). Skrót ten zobowiązuje osobę, która otrzymała zaproszenie, do potwierdzenia swojej obecności lub jej brak. W przypadku gdy osoba wcześniej już przyjęła zaproszenie stosowany jest skrót P.M. (pour memoire – dla pamięci). U dołu zaproszenia można zamieszczać dodatkowe dopiski: regrets only lub en cas d’empechement (w przypadku niemożności przybycia), które zobowiązują zaproszonego do powiadomienia osoby zapraszającej jedynie o ewentualnej niemożności przybycia na przyjęcie.

Porządek stołu

 

Istnieje kilka sposobów rozsadzania gości:

• Stół francuski:

Rozsadzanie to jest rozpowszechnione w Polsce i polega na tym, że dwie główne osoby, tj. gospodarz przyjęcia oraz jego gość, zajmują miejsca w centralnym punkcie stół, naprzeciw siebie. Pozostałych gości rozsadza się przestrzegając zasady pierwszeństwa (procedencji). Goście najmłodsi rangą zajmują miejsca na końcu stołu. Należy również pamiętać, iż jeśli gościowi gospodarza towarzyszy małżonka, to zasiada ona po prawej stronie gospodarza.

• Stół angielski

Ten „styl” rozsadzania gości przy stole polega na tym, iż główne osoby – gospodarz i jego małżonka – zajmują miejsca na szczytach stołu, a przeciwko siebie. Po prawej stronie gospodyni (np. małżonka ambasadora w ambasadzie) zajmie miejsce najważniejszy gość, zaś po lewej – drugi co do procedencji. Małżonki zasiadają natomiast według tej samej reguły – tylko że obok gospodarza (czyli np. ambasadora).

Stoły prostokątne można również ustawiać w różne kształty: podkowy, liter E, T lub grzebienia. Coraz powszechniej używa się też stołów okrągłych.

 

W celu ułatwienia gościom zajęcia właściwego miejsca na stole umieszcza się karteczki z imieniem i nazwiskiem (bez tytułów – z wyjątkiem przewodniczącego delegacji). Często również w holu wykłada się plan stołu ze wskazaniem miejsca dla każdego z gości. Warto wspomnieć w tym momencie, iż zdarzają się pomyłki przy usadzaniu gości przy stole. Plany ysatwienia stołów mają pomóc gościom w odnalezieniu właściwego miejsce, jednakże czasami przygotowujący uroczystość mogą ją odczytać odwrotnie i powstaje jakby lustrzane odbicie.

 

Niezwykle ważna jest dekoracja stołu nakrytego białym obrusem. Dużą wagę przywiązuje się do ustawienia nakryć czy świeczników w jednej linii, aby uniknąć wrażenia chaosu . Stół ozdobiony jest kwiatami, które jednak nie powinny być zbyt wysokie, żeby goście mogli się widzieć i swobodnie ze sobą rozmawiać. Talerze i sztućce muszą być odpowiednio dobrane do każdej potrawy i stanowić komplet. Noże i widelce układa się według kolejności użycia z zasadą: zewnętrzne używane są jako pierwsze.

Ustalenie menu

 

Menu planuje się wcześnie, najlepiej jednocześnie z ustalaniem listy gości i wysłaniem zaproszeń. Dobór menu zależny jest od charakteru organizowanego przyjęcia, ilości zaproszonych osób, jak również pory roku oraz klimatu. Układając menu należy pamiętać o kolejności serwowania dań: przystawka zimna, przystawka gorąca, zupa, danie główne, sery, deser, owoce, kawa. Liczba dań zależy od rodzaju przyjęcia. Ustalając menu należy również wziąć pod uwagę preferencje i zastrzeżenia kulinarnych zaproszonych gości . Należy pamiętać przede wszystkim o ograniczeniach zdrowotnych czy religijnych (np.: mahometanie nie jedzą wieprzowiny i nie piją alkoholu, zaś Hindusi nie spożywają wołowiny). Menu na uroczystych obiadach musi być wydrukowane i umieszczone na stole po lewej stronie nakrycia przygotowanego dla gościa.

 

Menu powinno być urozmaicone zarówno pod względem smakowym, jak i kolorystycznym. Powinno nie powinno być zbyt obfite, ale podane z dodatkiem różnych warzyw itp. Dania powinny być podawane na stół już gotowe do jedzenia (jajka obrane ze skorupek czy mięso bez kości). Należy również unikać powtarzanie dań tym samym gościom na kolejnych przyjęciach.

 

Dania rybne i owoce morza często są serwowane jako przystawka. Jeśli zaś zamierzamy podać gorącą przystawkę rybną, to możemy ją poprzedzić zimną przystawką mięsną (pasztety czy półmiski wędlin). Na przyjęciach oficjalnych raczej nie podaje się mięs mielonych czy kurczaków (z wyjątkiem wykwintnych przystawek). Eleganckie danie można przygotowywać z mięs wołowych czy cielęcych. Dziczyznę serwuje się zazwyczaj jesienią lub zimą. Czasami podczas kolacji serwuje się dwa różne rodzaje mięs. Jako dodatek do mięsa podaje się ryż lub ziemniaki w różnej postaci.

 

Danie główne podaje się dwukrotnie – o czym należy pamiętać nabierając potrawy na talerz. Nie należy jednocześnie nabierać zbyt dużo, gdyż trzeba wszystko zjeść z talerza.

 

Do każdego danie podaje się odpowiednie napoje, w tym zazwyczaj:

• Aperitif (sherry, porto, campari czy wódka)
• Cocktaile (alkoholowe lub owocowe)
• Wina
• Likiery i koniak
• Napoje bezalkoholowe

Warto wspomnieć nieco więcej o winach, które zajmują szczególne miejsce wśród napojów serwowanych na przyjęciach. Dzielimy je na stołowe – wytrawne i półwytrawne – oraz deserowe, czyli słodkie. Wina serwuje się według przyjętych reguł: do przystawek (w zależność od ustalonego menu) podaje się wina wytrawne, białe lub czerwone. Do dań z ciemnego mięsa podaje się wytrawne wino czerwone, natomiast do ryb, ostryg, raków i dań z białego mięsa – wytrawne białe. Wino deserowe, półsłodkie i słodkie podaje się do deseru, zaś rose, wytrawne można podawać do każdej potrawy.
W czasie przyjęć musi być zachowana kolejność podawanie napoi: nie podaje się wina słodkiego przed wytrawnym, a wino czerwone serwuje się po białym. Napoje podaje się w odpowiednio dostosowanych kieliszkach i szklankach, najczęściej z białego, kryształowego szkła.
W domu gospodyni dba o porządek przy stole i podawanie potraw przez kelnerów. Serwowanie dań rozpoczyna się zgodnie z zasadą pierwszeństwa. Gospodarz i gospodyni zostają obsłużeni na końcu.
Toasty i przemówienia wygłasza gospodarz, na oficjalnych przyjęciach – na początku. Na toast odpowiada gość honorowy.

Savoir faire na przyjęciach dyplomatycznych – obowiązki gościa

Punktualność przybycia na przyjęcie obowiązuje wszystkich gości, zaś spóźnienie traktowane jest jako wyraz braku szacunku i lekceważenia gospodarza. W przypadku gdy gościem honorowym jest wybitna osobowość – gości pozostałych zaprasza się na około 10-15 minut wcześniej.
Zasada punktualności nie obowiązuje na przyjęciach na stojąco, które organizowane są nierzadko dla bardzo dużej liczby gości: od kilkuset do ponad tysiąca osób. W takim przypadku przybycie w pierwszych 45 minutach przyjęcia jest jak najbardziej zrozumiane (choćby ze względów organizacyjnych). Na zaproszeniu można również zamieścić dokładną godzinę rozpoczęcia i zakończenia przyjęcia – wtedy gości bezwzględnie obowiązuje godzina zakończenia. Jednocześnie należy pamiętać, że przyjęcie opuszcza się przed godziną zamieszczoną na zaproszeniu.
Goście nie powinni zapominać o obowiązku prowadzenia uprzejmej rozmowy z osobami siedzącymi obok przy stole. Należy pamiętać również o zasadzie nie zasiadania do stołu przed gościem honorowym i gospodarzem . Wszyscy zatem siadają dopiero gdy gość honorowy zajmie miejsce przy stole, zaś wstają od stołu – gdy wstanie gospodarz. Sąsiadce obok mężczyzna powinien odsunąć krzesło, by swobodnie mogła zająć miejsce przy stole.

 

Ważne jest również, iż na przyjęciu w ambasadzie, rezydencji ambasadora czy też w hotelu, restauracji pierwszeństwo zawsze mają goście. Wysocy urzędnicy państwowi ustępują pierwszeństwa jedynie ambasadorom innych państw (reprezentacja głowy państwa), zaś ambasadorowie – jedynie ministrom spraw zagranicznych .

 

Nie wychodzi się przed zakończeniem imprezy (przed podaniem kawy). Jeśli istnieje konieczność wcześniejszego wyjścia, należy dyskretnie uprzedzić i przeprosić gospodarza.

Przyjęcie kończy się, gdy gość honorowy pożegna się z gospodarzem. Wówczas inni goście zaczynają powoli opuszczać salę. Należy pożegnać się z gospodarzami, podziękować za zaproszenie i miłe przyjęcie. Pozostałe osoby można pożegnać skinieniem głowy. Po przyjęciu należy jeszcze raz pisemnie, telefonicznie lub ustnie przy okazji najbliższego spotkania podziękować gospodarzowi za zaproszenie.

Bibliografia:

Ikanowicz C., Piekarski J. W., Protokół dyplomatyczny i dobre obyczaje, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 2004.
Sidorowicz S., Tajemnice protokołu dyplomatycznego, archiwum.wiz.pl, z dn. 7.01.07.

Zobacz także inne artykuły