Korespondencja od dawnych czasów stanowiła i stanowi nadal bardzo ważny element działalności dyplomatycznej. Oprócz rozwiniętej na szeroką skalę korespondencji oficjalnej  w świecie dyplomacji istnieje także tzw. korespondencja półoficjalna oraz korespondencja prywatna. Obie te formy mają w dzisiejszych czasach bardzo szerokie zastosowanie i stanowią istotny punkt w organizacji służby zagranicznej.

W formie wymiany korespondencji prywatnej bądź półoficjalnej odbywa się  w dzisiejszych czasach dość istotna część korespondencji dyplomatycznej. Dotyczy to między innymi wymiany informacji pomiędzy funkcjonariuszami ministerstwa spraw zagranicznych danego państwa a członkami istniejących w tym państwie obcych przedstawicielstw dyplomatycznych. Tę samą drogę komunikacji wykorzystują też niejednokrotnie przedstawiciele dyplomatyczni w kontaktach z przedstawicielami życia politycznego, kulturalnego czy gospodarczego, a także w bezpośrednich kontaktach między sobą nawzajem.

 

Jeżeli chodzi o zakres tematyczny powyższe rodzaje korespondencji służą do komunikowania się w sprawach mniejszej wagi, często osobistych, administracyjnych, technicznych czy protokólarnych, nie wymagających formy korespondencji oficjalnej. Korespondencja prywatna lub półoficjalna jest zatem wykorzystywana m.in. w celu przekazania życzeń, kondolencji, przeprosin, osobistych próśb piszącego, dostarczenia danych etc. Z zakresem tematycznym łączy się jednocześnie podstawowa różnica pomiędzy listem półoficjalnym a prywatnym. O ile ten pierwszy jest de facto traktowany jako swego rodzaju korespondencja urzędowa i dotyczy głównie spraw technicznych i administracyjnych, o tyle drugi służy głównie do przekazywania spraw osobistych, życzeń etc.

 

Forma zarówno korespondencji półoficjalnej jak i prywatnej w świecie dyplomacji posiada swoje charakterystyczne cechy. Określone są także ogólne zasady tworzenia każdej z nich.

W prowadzeniu korespondencji półoficjalnej stosuje się blankiet osobisty. W przypadku korespondencji prywatnej jest to biały gładki papier formatu listowego. Na papierze pojedynczym pisać należy tylko na jednej stronie, na papierze podwójnym tekst umieszczamy na stronach 1 i 3. Pismo należy zacząć na wysokości ¾ arkusza. Konieczne jest także pozostawienie marginesu po obu stronach, przy czym szerszy powinien być margines lewy. Pisma tego rodzaju pisane są zazwyczaj na komputerze, choć występują także  przypadki pism odręcznych, szczególnie w korespondencji prywatnej. W przypadku tekstów drukowanych nie należy podkreślać ani wytłuszczać żadnych fragmentów ani pisać ich rozstrzeloną czcionką. Ważne jest także, aby nawet w przypadku tekstów drukowanych w liście pojawiły się także elementy pisane odręcznie – nagłówek, zakończenie i podpis, co podkreśla bardziej osobisty charakter listu. Pisać należy piórem, używając czarnego bądź ciemnogranatowego atramentu. Mimo szerokiego w dzisiejszych czasach zastosowania tekstów drukowanych istnieją jednak listy, które należy pisać w całości odręcznie. Należą do nich listy zawierające kondolencje, gratulacje czy podziękowanie za okazaną życzliwość.

Dla podkreślenia charakteru wysyłanej przez nas korespondencji w formie półoficjalnej bądź prywatnej pomija się także numer kancelaryjny oraz wszelkiego rodzaju inne sygnatury kancelaryjne. Nie używa się także oficjalnych formuł dyplomatycznych zastępując je formułami bardzo często spotykanymi w korespondencji prywatnej. Nigdy na pismach tego typu nie stawia się także pieczęci.

 

Nieodłączną częścią każdego listu półoficjalnego czy też prywatnego jest nagłówek. Może on przyjmować różne formy, co jest bezpośrednio uwarunkowane stopniem zażyłości pomiędzy osobami, które ze sobą korespondują. Przykładowe nagłówki to: „Szanowny Panie Dyrektorze”, „Drogi Panie Profesorze” czy „ Drogi Panie Naczelniku”. Powszechnie przyjęta jest zasada, że zarówno tytuły zawodowe jak i naukowe pisze się w formie pełnej. Wyjątek stanowią takie tytuły jak doktor, magister czy inżynier, w przypadku których posługujemy się skrótami.

Bardzo ważną częścią listu jest także jego zakończenie. Podobnie jak w przypadku nagłówka, zakończenie jest najczęściej zindywidualizowane i zależy od stanu stosunków łączących obie strony. Jako zakończeń najczęściej używa się takich zwrotów jak „Z poważaniem”, „Szczerze oddany”, „Łączę najlepsze pozdrowienia”. Forma zakończenia musi naturalnie pozostawać w pełnej harmonii z nagłówkiem listu.  

 

Po formule zakończeniowej po lewej stronie tekstu autor listu umieszcza swój podpis. Podpisywać się należy pełnym imieniem i nazwiskiem. Podpis musi być odręczny i czytelny, przy czym w przypadku gdy autor podpisuje się bardzo nieczytelnie, pod odręcznym podpisem można dodatkowo umieścić imię i nazwisko w formie drukowanej.

 

W ścisłym związku z nagłówkiem i zakończeniem listu pozostaje także adres. Umieszcza się go zazwyczaj tylko na kopercie. O ile nagłówek powinien wskazywać na stopień zażyłości między osobami korespondującymi, o tyle w adresie podkreślić należy stanowisko adresata, jego rangę społeczną i zawodową. W przypadku listów adresowanych do małżeństwa powszechnie stosowaną zasadą jest umieszczanie kolejno imienia męża, żony,  a następnie nazwiska.

Jednym z elementów listu jest także data i miejsce wysłania. Umieszcza się je na wstępie, u góry po prawej stronie. Bardzo rzadko jest już spotykane umieszczenie daty i miejsca wysłania na końcu listu, po lewej stronie, nieco poniżej podpisu autora. Najpierw umieszcza się nazwę miejscowości w pełnej formie następnie datę wysłania listu. Zasady dotyczące samego zapisu daty zobowiązują do wpisywania pełnej nazwy miesiąca. Nie praktykuje się wpisywania skrótów czy wersji numerycznej. Datę może w liście poprzedzić zwrot „dnia”, nie jest to jednak obowiązkowe.

 

Przygotowany do wysłania list składa się tak, aby jego pierwsza strona, która zawiera nagłówek i tekst, była wewnątrz. W przypadku składania listu na czworo należy go złożyć najpierw wzdłuż linii pionowej, a następnie poziomej. Do koperty list wkładamy tak by jego zgięcie znajdowało się na dole, co ma chronić list przed przypadkowym uszkodzeniem podczas otwierania. W dzisiejszych czasach coraz częściej w korespondencji dyplomatycznej mamy do czynienia z użyciem kopert podłużnych. Wówczas list składany jest na trzy części.

 

Podobnie jak w przypadku korespondencji oficjalnej także w korespondencji półoficjalnej czy prywatnej powszechną jest zasada odpowiadania na otrzymany list. Odpowiedzi należy udzielić w takiej samej formie w jakiej napisany został list, który otrzymaliśmy.